Studentische und Wissenschaftliche Hilfskräfte
Kurzinfo zum Personalrat
Arbeitsvertrag und Zeugnis
Gehaltsauszahlung und Vergütung
Arbeitszeitdokumentation
Sozialversicherung
Urlaub
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Mutterschutz und Mutterschaftsgeld
Elterngeld und Elternzeit
Unfallversicherung
Tarifverträge, Gesetze und Verordnungen
Wichtige Ansprechpartner:innen
Willkommen
Der Personalrat heißt Sie herzlich Willkommen und informiert auf dieser Seite über Wissenswertes zum Thema Arbeitnehmerrechte als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft. Auch bereits beschäftigte studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte möchten wir mit Hilfe dieser Seite aufklären, da es häufig Unklarheit und Unkenntnis bezüglich der Rechte in diesem speziellen Arbeitsverhältnis gibt.
An der Universität Heidelberg arbeiteten im Jahr 2021 3256 studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, inklusive beider medizinischer Fakultäten. Im Unterschied zu den tarifbeschäftigten Arbeitnehmer:innen der Universität Heidelberg sind studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte aus dem Geltungsbereich des Tarifvertrags leider ausgenommen.
Hier deshalb eine Übersicht über die allgemeinen Arbeitnehmerrechte, im Wesentlichen arbeits-, sozial- und hochschulrechtliche Ansprüche und Regelungen.
Der Personalrat ist die gewählte Interessenvertretung aller Beschäftigten und Hilfskräfte an der Universität Heidelberg.
Die rechtliche Grundlage der Arbeit des Personalrats ist das Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) für das Land Baden-Württemberg. Dies berechtigt den Personalrat u. a. dazu, darüber zu wachen, dass alle Beschäftigten nach Recht und angemessen behandelt werden.
Da studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte Beschäftigte der Universität sind, können Sie sich jederzeit bei Fragen zu Ihrem Arbeitsverhältnis an den Personalrat wenden.
Der Personalrat wird alle 5 Jahre gewählt. Die jeweils aktuelle Amtszeit ist auf den Webseiten des Personalrats zu finden. Wahlberechtigt sind alle Beschäftigten und Beamten an der Universität Heidelberg. Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind wahlberechtigt und können sich auch zur Wahl aufstellen und in den Personalrat wählen lassen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie seit mindestens zwei Monaten der Dienststelle angehören und mindestens 18 Jahre alt sind.
Grundlage des Beschäftigungsverhältnisses ist der Arbeitsvertrag. Da es sich bei dem Vertrag um ein standardisiertes Formular handelt, werden darin keine Nebenabreden erfasst. Diese können aber prinzipiell mit den dezentralen Einrichtungen mündlich abgesprochen werden. Um im Einzelfall einen Nachweis über solche Nebenabreden zu haben, empfiehlt der Personalrat darüber eine Aktennotiz anfertigen zu lassen, die dem Arbeitsvertrag beigefügt wird.
Die Vertragslaufzeit wird in dem Arbeitsvertrag festgelegt, die Dauer des einzelnen Vertrags lag bisher weitgehend im Belieben des Instituts, bzw. der Einrichtung. Ab dem 01.04. 2024 beträgt die Mindestvertragslaufzeit in der Regel ein Jahr, nur in begründeten Fällen können kürzere oder längere Zeiträume vereinbart werden vgl. Tarifeinigung vom 09.12.23, S. 12. Verlängerungen eines befristeten Arbeitsvertrags sind möglich, jedoch gilt für studentische Hilfskräfte gemäß § 6 des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes (WissZeitVG) und § 57 des Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg (LGH) die Höchstvertragslaufzeit von sechs Jahren.
Bei wissenschaftlichen Hilfskräften beruht die Befristung ebenso auf § 57 LHG.
Die vereinbarte monatliche Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt. Gemäß § 57 des Landeshochschulgesetzes (LHG) dürfen wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte maximal bis zur Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit, bei Tarifbeschäftigten 39,5 Wochenstunden, in der Woche arbeiten.
Für studentische Hilfskräfte darf demnach der gesamte Arbeitsumfang (inklusive anderer Nebentätigkeiten) während der Vorlesungszeit maximal 85 Stunden pro Monat betragen. Hierzu werden alle Arbeitsverhältnisse gerechnet, die parallel zum Vertrag mit der Universität Heidelberg bestehen, auch wenn diese bei einem anderen Arbeitgeber (z.B. Universitätsklinikum) sind. Jede bezahlte Nebentätigkeit müssen Sie schriftlich und unverzüglich anzeigen.
Auch Stipendien, mit Ausnahme des Deutschlandstipendiums, sind anzuzeigen. Geprüft wird hier der monetäre Zugewinn, und ob bestätigt werden kann, dass sich die Tätigkeit der Stelle mit der Tätigkeit als Stipendiat wesentlich unterscheiden, insbesondere inhaltlich, räumlich und zeitlich.
Die Formulare dafür und alle weiteren Formulare für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind auf der Webseite der Personaladministration für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte unter Formulare zu finden:
Formulare für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte
Das befristete Arbeitsverhältnis endet am im Vertrag benannten Tag ohne Kündigung. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung gemäß § 626 Bürgerliches Gesetzbuch oder einer einvernehmlichen Aufhebung des Vertrags gilt dennoch.
Wenn das Arbeitsverhältnis endet, besteht nach § 630 BGB Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es muss Auskunft über die verrichtete Tätigkeit geben und kann als Empfehlung für die/den nächsten Arbeitgeber: in genutzt werden. Es muss von einer Führungsperson geschrieben werden und ist spätestens zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.
Hinweis:
Bei Promotionen und anderen Qualifizierungen im wissenschaftlichen Bereich wird nach § 2 Abs. 1, S. 1 WissZeitVG (max. 6 Jahre) befristet. Die Tätigkeit als Wissenschaftlicher Mitarbeiter (ab einer Stundenanzahl >40 mtl.), oft als Anschlussvertrag genutzt, kann, auch wenn sie nicht im Rahmen der persönlichen Qualifizierung geführt wird, Auswirkungen auf die im Gesetz genannten Qualifizierungszeiten haben.
Gehaltsauszahlung und Vergütung:
Für die Bezahlung der wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte gelten Stundensätze, die vom Finanzministerium des Landes als Höchstbeträge festgelegt werden. Danach beschließt das Rektorat die Umsetzung des Stundensatzes an der Universität Heidelberg. Den aktuellen Stundenlohn finden Sie auf der Webseite der Personaladministration für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte und auf der Seite des Personalrats:
Personaladministration für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte
Personalrat: Wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte
Gehaltsauszahlungen werden vom Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV) veranlasst. Das Gehalt wird am letzten Werktag eines jeden Monats an den Arbeitnehmer überwiesen.
Prüfen Sie Ihre Gehaltsabrechnung! Ansprüche verfallen bereits nach sechs Monaten und sollten deshalb umgehend schriftlich geltend gemacht werden.
Zur Dokumentation der Arbeitszeit muss ein Arbeitszeitkonto, in Form eines Arbeitszeitblatts, geführt werden. Der Vordruck zur Arbeitszeiterfassung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften, sowie Hinweise zum Arbeitszeitblatt, sind auf der Webseite der Personaladministration für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte unter dem Punkt Formulare zu finden.
Bei mehreren Verträgen ist in der Regel für jedes Vertragsverhältnis ein eigenes Arbeitszeitblatt zu führen.
Plus- oder Minusstunden werden automatisch durch das Arbeitszeitblatt berechnet. Die über die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden hinausgehenden, im Monat erbrachten zusätzlichen Arbeitsstunden, dürfen monatlich jeweils 50 % der vertraglichen Arbeitszeit nicht übersteigen. Das höchstmögliche Zeitguthaben beträgt 250 Stunden. Minusstunden können unbegrenzt eingetragen werden. Bis zum Vertragslaufzeitende muss das Arbeitszeitkonto jedoch einen Stand von „Null“ haben.
Sozialversicherung:
Bei Fragen zur Sozialversicherungspflicht bzw. Beiträgen von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften informiert das LBV.
In einem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis (bis zu 538 €) müssen keine oder geringe Sozialversicherungsbeiträge und keine Lohnsteuer, sofern die Universität der Hauptarbeitgeber ist, gezahlt werden.
Von seinem Anteil der Rentenversicherungspflicht kann man sich bei geringfügiger Beschäftigung befreien lassen. Einen Antragsvordruck des LBV auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gibt es auf der Webseite der Personaladministration für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, siehe Formulare.
Überlegen Sie sich genau, ob Sie sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen wollen. Das LBV informiert ausführlich mit einem „Merkblatt über die möglichen Folgen einer Befreiung von der Rentenversicherungspflicht“.
Bei Verträgen, die die Geringfügigkeitsgrenze von 538 € übersteigen, werden Sozialversicherungsbeiträge fällig, deren Höhe von individuellen Voraussetzungen (Familienstand, Kinderzahl u. a.) abhängig sind.
Vorsicht:
Sowohl beim Beziehen von Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) als auch beim Erhalt verschiedener Stipendien kann es Zuverdienstgrenzen geben, die zu einer Anrechnung vom Einkommen führen.
Der Urlaub der Hilfskräfte richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), mit der Nebenabrede in den Verträgen der Universität Heidelberg (§3): „Der Erholungsurlaub soll grundsätzlich in der vorlesungsfreien Zeit genommen werden.“ Vorgesetzte haben jedoch in begründeten Ausnahmefällen die Möglichkeit auch während der Vorlesungszeit Urlaub zu genehmigen.
Der Anspruch beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung 24 Werktage (entspricht 20 Arbeitstagen im Jahr, bei einer 5 Tage/Woche). Der Urlaubsanspruch für Hilfskräfte wird nach Beschäftigungsdauer und -umfang auf Stunden umgerechnet.
Die Personaladministration stellt eine Umrechnungstabelle auf der Webseite der Personaladministration für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte zur Verfügung, in der man seinen Urlaubsanspruch bei vereinbarter Stundenzahl (=keine vereinbarten Wochenarbeitstage) nachlesen kann, siehe Aktuelles Urlaubsberechnung.
*Zusatzurlaub für Menschen mit Behinderung und Ihnen Gleichgestellte
Personen mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 30, aber weniger als 50 erhalten drei Tage Zusatzurlaub pro Jahr. Schwerbehinderte Menschen, GdB von 50 oder mehr, haben einen gesetzlichen Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr; verteilt sich die regelmäßige Arbeitszeit des schwerbehinderten Menschen auf mehr oder weniger als fünf Arbeitstage in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend. Besteht die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des gesamten Kalenderjahres, so hat der schwerbehinderte Mensch für jeden vollen Monat der im Beschäftigungsverhältnis vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs, siehe SGB IX § 208.
Für die Berechnung des Urlaubanspruchs von Hilfskräften mit Behinderung empfehlen wir, die/den zuständige/n Sachbearbeiter:in in der Personaladministration zu kontaktieren.
Zusätzlich informieren kann die Schwerbehindertenvertretung der Universität. Sie fördert die Eingliederung (schwer-) behinderter Menschen in die Universität, vertritt ihre Interessen und steht ihnen beratend und helfend zur Seite. Kontaktinformation siehe wichtige Ansprechpartner.
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall:
Sofern das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht, erhalten Hilfskräfte im Falle einer Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit sechs Wochen lang eine Lohnfortzahlung von 100% nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Die Lohnfortzahlung erfolgt nicht über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Sie sind verpflichtet, Ihren direkten Vorgesetzten an Ihrer Beschäftigungsstelle unverzüglich über Ihre Erkrankung zu unterrichten. Falls die Erkrankung länger als drei Kalendertage andauert, müssen Sie dem Arbeitgeber nach § 5, Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz spätestens am vierten Kalendertag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt haben.
Geprüfte wissenschaftliche Hilfskräfte, die durch ihr Beschäftigungsverhältnis krankenversichert sind (Verdienst höher als 538 Euro/Monat), erhalten unter Umständen, im Anschluss an die Lohnfortzahlung, Krankengeld von der Krankenkasse. Nähere Angaben hierzu erhalten Sie bei Ihrer Krankenkasse.
Mutterschutz und Mutterschaftsgeld:
Innerhalb eines bestehenden Vertrages gelten die Mutterschutzfristen von sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt (bei Früh- und Mehrlingsgeburten zwölf Wochen). Während dieser Fristen zahlt die gesetzliche Krankenkasse an (werdende) Mütter 13,00 € je Kalendertag aus. Mitglieder einer privaten Krankenversicherung erhalten das Mutterschaftsgeld in Höhe von maximal 210,00 € vom Bundesamt für Soziale Sicherung. War der monatliche Durchschnittsnettoverdienst aus der Hilfskrafttätigkeit höher als 13,00 € pro Tag, zahlt der Arbeitgeber die Differenz.
Hinweis: Schwangere und stillende Mütter haben Anspruch auf einen besonderen Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Haben Sie hierzu Fragen, wenden Sie sich bitte an den betriebsärztlichen Dienst und/oder die Mitarbeiter:innen der Abteilung Arbeitssicherheit.
Anspruch auf Elternzeit und Elterngeld nach dem Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG) hat, wer einen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat, mit seinem Kind in einem Haushalt lebt, dieses Kind selbst betreut, keine oder keine volle Erwerbstätigkeit ausübt (§ 1 BEEG).
Die Höhe des Elterngelds bemisst sich nach Ihrem Einkommen in dem Jahr vor der Geburt des Kindes. Je nach Verdienst erhalten Sie z. B. bei dem Basiselterngeld zwischen 300-1800 € pro Monat.
Um Personen mit einem geringen Einkommen (< 1.000,00 € netto) - besser zu stellen als Personen, die keiner Erwerbstätigkeit nachgehen, wurde die sogenannte Geringverdiener Komponente eingeführt. Durch diese Regelung bekommen Geringverdiener bis zu 100 % ihres bisherigen Nettoeinkommens als Elterngeld ausbezahlt.
Über die verschiedenen Elterngeldoptionen, z. B. Elterngeld Plus und den Partnerschaftsbonus informiert das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend:
Familienleistungen: Elterngeld
Der Arbeitgeber zahlt Beiträge in die Unfallkasse Baden-Württemberg ein. Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf Unfälle während der Arbeit und auch auf solche, die sich auf dem Weg von bzw. zur Arbeit ereignen. Vorsicht: Der Versicherungsschutz kann entfallen, wenn auf dem Weg private Angelegenheiten erledigt werden.
Im eigenen Interesse sollte in jedem Fall nach einem Arbeits-/Wegeunfall ein Durchgangs-, bzw. BG-Arzt aufgesucht und der Unfall der Verwaltung gemeldet werden. Bei Arbeits- und Wegeunfällen beträgt die Lohnfortzahlung wie im Krankheitsfall 100 % des Bruttoverdienstes.
Weitere Informationen der Universität Heidelberg zum Arbeitsunfall
Tarifverträge, Gesetze und Verordnungen:
Hilfskräfte sind bisher aus dem Geltungsbereich des Tarifvertrags der Länder (TV-L) ausgenommen, siehe § 1 Abs. 3 b) - c)). Es gelten aber eine Vielzahl von allgemeinen gesetzlichen Regelungen,
z. B.
- Arbeitsstättenverordnung (ArbstättV)
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
- Bundesurlaubsgesetz (BurlG)
- Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)
- Einführung von Arbeitszeitkonten (für wiss. Hilfskräfte und geringfügig Beschäftigte)
- Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG)
- Landeshochschulgesetz (LHG)
- Mutterschutzgesetz (MuSchG)
- Sozialgesetzbuch IX
- Tarifeinigung in den Tarifverhandlungen für die Beschäftigten der Länder vom 09. Dezember 2023: Punkt IX. Studentische Beschäftigte
- Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)
Wichtige Ansprechpartner:innen:
Beauftragte für Chancengleichheit
Sandra Suhm
Albert-Ueberle-Str. 3-5
69120 Heidelberg
Telefon: +49 (0) 6221 54-3660
Fax: +49 (0) 6221 54-3662
E-Mail: chancengleichheit@zuv.uni-heidelberg.de
Webseite
Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg 70730 Fellbach
Wegweiser/Anschrift/Telefon
Die Tel.-Nr. der/s zuständigen Sachbearbeiters/in steht rechts oben auf der Gehaltsmitteilung.
Personaladministration
Sprechzeiten Mo. - Fr. von 9:00 – 12:00 Uhr
Postanschrift: Postfach 105 760, 69047 Heidelberg
Hausanschrift:
Seminarstraße 2
69117 Heidelberg
Webseite
Personalrat der Universität Heidelberg
Thibautstraße 1
69115 Heidelberg
Tel.: 06221 54-8271
Fax: 06221 544807
E-Mail: sekretariat@personalrat.uni-heidelberg.de oder gewünschten Ansprechpartner mit vorname.nachname@...
Schwerbehindertenvertretung (SBV):
Marc Herzog
Im Neuenheimer Feld 346
Raum Nr. 114
69120 Heidelberg
Tel.: 06221 54-2125
E-Mail: herzog@uni-heidelberg.de
Webseite
Unify - Unit for Family, Diversity & Equality
Hauptstraße 126
69117 Heidelberg
Tel.: 06221 54-7697
E-Mail: unify@uni-heidelberg.de
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